智能檔案柜軟件基本使用介紹
來源：未知 瀏覽： 發(fā)布日期：2021-01-04 10:20【大 中 小】
一、 軟件基本使用介紹
1. 軟件登陸
軟件啟動后，用戶首先應(yīng)點擊工具欄的“登陸”，輸入正確的用戶名和密碼，方能進入系統(tǒng)。本系統(tǒng)的初始用戶名是：admin，初始密碼為111。
2. 字段維護
為了幫助用戶更好的完成檔案信息管理，建議初次登陸系統(tǒng)后，首先進行相關(guān)字段維護工作。方法是點擊“系統(tǒng)管理”—“字段維護”，出現(xiàn)如下界面：
用戶通過該界面，可以編輯與修改“檔案種類”和“單位部門”兩類與檔案管理相關(guān)的信息。完成相關(guān)編輯后，點擊“應(yīng)用”，相關(guān)信息將錄入數(shù)據(jù)庫。通過字段維護工作，在軟件其他操作界面中，涉及“檔案種類”和“單位部門”信息，將以下拉列表形式顯示相關(guān)信息供用戶選擇。
3. 用戶和密碼管理
用戶在使用初始密碼進入系統(tǒng)后，應(yīng)通過“系統(tǒng)管理”—“密碼管理”，或點擊工具欄的“密碼”，及時更換登錄密碼。
同時，管理員有權(quán)限賦予新的用戶名和密碼。通過“系統(tǒng)管理”—“用戶管理”，或點擊工具欄的“用戶”，出現(xiàn)如下界面：
管理員填入相關(guān)信息，點擊“新增”，將為系統(tǒng)登記新的用戶名和密碼。同時，管理員雙擊左側(cè)列表框有用戶信息的行，該用戶信息將進入右側(cè)信息欄，管理員可對其進行編輯和修改（用戶名和密碼不可更改）。
4. 數(shù)據(jù)庫管理
在軟件使用過程中，必須經(jīng)常進行數(shù)據(jù)庫的維護以保證檔案信息的安全。
1） 數(shù)據(jù)庫備份
點擊菜單欄“數(shù)據(jù)庫管理”—“數(shù)據(jù)庫備份”，出現(xiàn)如下界面：
用戶點擊“瀏覽”選擇備份文件存放目錄，并錄入文件名后，點擊“確定”，將在指定目錄下生成“文件名xxxx-xx-xx.mdb”(文件名+年月日)的文件，即為數(shù)據(jù)庫備份文件。
2） 數(shù)據(jù)庫還原
如因為某些原因造成軟件數(shù)據(jù)庫文件被破壞，利用數(shù)據(jù)庫還原功能可恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)庫。點擊菜單欄“數(shù)據(jù)庫管理”—“數(shù)據(jù)庫還原”，出現(xiàn)如下界面：
用戶選擇1）中備份的數(shù)據(jù)庫文件，點擊“確定”，即可很容易的完成數(shù)據(jù)庫文件的恢復(fù)。
二、 軟件高級使用介紹
1、 檔案入庫
“檔案入庫”是指將檔案信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫，以方便日常管理和維護。本軟件提供兩種錄入方式：逐條手動錄入和Excel文件導(dǎo)入。 “檔案入庫”操作需要注意以下幾點：
1） “檔案卷號”和“檔案盒編號”不得為空；
2） 用戶點擊“錄入模式”的“Excel導(dǎo)入”，右側(cè)Excel文件導(dǎo)入的“瀏覽”和“導(dǎo)入”按鈕將變?yōu)榭捎脿顟B(tài)。用戶可以選擇相應(yīng)Excel文件，將信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。但是Excel文件的格式應(yīng)與安裝目錄下的“模板.xls”文件格式一致，否則系統(tǒng)會報錯。
3） 用戶雙擊列表框有檔案信息的行，該檔案信息將進入“錄入項目”下的信息框，用戶可對其進行編輯和修改（“檔案卷號”和“檔案狀態(tài)”不可更改）。
2、 檔案入柜
“檔案入柜”是指按照計算機數(shù)據(jù)庫中存儲的檔案信息，將檔案按照計劃放入指定編號和層號的檔案柜中。用戶點擊工具欄的“入柜”或菜單“檔案柜操作”—“檔案出入”，可以進入如下界面：
界面左下列表框?qū)@示所有存儲于計算機數(shù)據(jù)庫、但是還未指定存放柜編號和層號的檔案。用戶完成“檔案入柜”的步驟如下：
1） 在“存放位置”框中選定“檔案柜編號”和“檔案柜層號”；
2） 在左側(cè)列表框中選擇準(zhǔn)備放入該位置的檔案（點擊最左側(cè)的小白框，出現(xiàn)“√”）；
3） 點擊“移入”，檔案信息進入右側(cè)列表框；
4） 點擊“檔案入柜登記”，完成數(shù)據(jù)庫中對檔案存放位置信息的更新。此時，“執(zhí)行檔案柜操作”按鈕可用；
5） 點擊“執(zhí)行檔案柜操作”，系統(tǒng)控制該檔案準(zhǔn)備存放的檔案柜運行到指定層，打開柜門，用戶將檔案放入，完成本次檔案入柜操作。
“檔案入柜”操作需要注意以下幾點：
1） 通過在“條件過濾”和“存放位置”中輸入相關(guān)信息，點擊“執(zhí)行檔案條件過濾”，可以檢索相關(guān)檔案信息，幫助尋找欲入柜的檔案。“精確檢索”模式要求輸入信息與數(shù)據(jù)庫信息完全一致才匹配，而“模糊檢索”模式只要輸入信息與數(shù)據(jù)庫信息部分一致，就匹配；
2） 如果右側(cè)列表框中，準(zhǔn)備入柜檔案的存放位置處于不同的柜號和層號，將無法直接通過“執(zhí)行檔案柜操作”完成動作。用戶應(yīng)首先選中在位于相同柜號和層號的檔案（點擊最左側(cè)的小白框，出現(xiàn)“√”），再點擊“執(zhí)行檔案柜操作”，完成入柜操作。如此反復(fù)，可完成所有檔案入柜操作。
3、 檔案出柜
“檔案出柜”是“檔案入柜”的逆向操作，方法完全一致，請參閱“檔案入柜”一節(jié)。
4、 檔案借閱
“檔案借閱”是指按照用戶需求，將相應(yīng)檔案柜中檔案取出，并完成登記。用戶點擊工具欄的“借閱”或菜單“檔案柜操作”—“檔案借閱”，可以進入如下界面：
用戶在“檢索檔案”框中輸入相關(guān)信息，點擊“執(zhí)行檔案條件查詢”，將可以迅速定位欲借閱檔案所在的柜號和層號；如果所有信息保持為空，直接點擊“執(zhí)行檔案條件查詢”，左側(cè)列表框?qū)@示計算機管理下的所有檔案柜存儲檔案信息。
借閱檔案后續(xù)的操作與“檔案入柜”基本一致，流程可參閱前述內(nèi)容。需要補充的是，點擊“執(zhí)行檔案借閱登記”時，將彈出界面如下所示。錄入相關(guān)信息后點擊“確定”返回主界面，此時“執(zhí)行檔案柜操作”將可用。
5、 檔案歸還
“檔案歸還”是“檔案借閱”的逆向操作，過程步驟可參見前述內(nèi)容。
6、 檔案信息查詢
點擊工具欄“查詢”或菜單欄“檔案管理”-“檔案信息查詢”，進入檔案信息查詢界面。
查詢條件中“like”代表模糊查詢，“=”代表精確查詢，其意義如前所述。
用戶雙擊界面下方信息列表框，對應(yīng)信息將進入編輯框，用戶可以對信息進行編輯操作。
用戶在“編輯模式”中選擇“批次編輯”，將可以通過“批次編輯”框內(nèi)選定的字段和內(nèi)容，對查詢信息列表中所有記錄的選定字段內(nèi)容一次性完成修改。
點擊工具欄的“查詢”或菜單欄“檔案管理”—“檔案信息查詢”，進入檔案信息查詢界面。
7、 檔案借閱查詢
點擊菜單欄“檔案管理”—“借閱情況查詢”，進入檔案借閱信息查詢界面。操作方式與“檔案信息查詢”一致，可參閱上一小節(jié)內(nèi)容。
8、 檔案綜合統(tǒng)計
點擊菜單欄“檔案管理”—“檔案綜合統(tǒng)計”，進入檔案統(tǒng)計界面。
9、 柜門關(guān)閉
提供了一個簡潔的檔案柜關(guān)門操作。可以指定關(guān)閉某一編號檔案柜門，也可以點擊“全部關(guān)門”關(guān)閉所有檔案柜門。
三、 軟件的打印功能
本軟件提供打印預(yù)覽及輸出功能，在此以“檔案信息查詢”為例介紹打印功能的使用。
點擊“打印”，選擇打印行數(shù)。
點擊“確定”進入打印界面：
用戶可以通過“選擇需要打印字段”操作來添加或刪除打印字段。
用戶也可以點擊“打印設(shè)置”，對打印內(nèi)容的字體、邊框、線條和紙張等屬性進行設(shè)置。
用戶點擊“打印”，進入“打印預(yù)覽”，此時所見即為真實打印效果的反應(yīng)。
用戶點擊“打印預(yù)覽”菜單的“打印”，即實現(xiàn)打印輸出。
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